【結果が出る業務改善】業務効率化のアイディアと具体的な方法

投稿日:2022年06月06日 | 最終更新日:2022年08月12日 | 業務効率化

新型コロナウイルスによってリモートワークなどが一般化したことにより、

規模や業種に関わらず業務効率化をより意識する企業や担当者は多いのではないのでしょうか?

  • どうやって業務を効率化すればいいのかわからない。
  • 効率化するための取り組み方がわからない。
  • 現状のままを希望する人もいる。

などといったように効率化に関してのお悩みや課題が尽きないかと思います。

本記事では【業務を効率化できる方法】のすべてを詰め込みましたので、業務効率化のアイディアや取り組み方をわかりやすくご理解いただけるはずです!

また、改善に対して現状維持でも問題という層も一定の割合で存在していますが、今回はそういった方々をも巻き込んで効率化に取り組む方法も一緒に解説しています!

これまでRPAを軸にあらゆる業種の業務効率化に携わってきた筆者が、監修と解説をしていきますので是非最後までお付き合いください!

読み終わった瞬間から、働き方が変わるはずです。

この記事の監修・著者
佐藤 諒

RPA開発歴4年 / MICHIRU RPAエキスパート認定 / 業務改善アドバイザー

RPA導入代行サービスCoreBeeを運営しており、RPA開発に取り組む他、業務改善アドバイザーとしてあらゆる業種の業務改善に携わっている。

目次

業務改善 / 業務効率化とは?

業務効率化とは、業務上で【ムダがあるもの】や【ムリがあるもの】【ムラがあるもの】を減らしながら、1つ1つの業務のスピードアップを図ることです。

【ムダ】【ムリ】な業務を減らすことはイメージしやすいかと思いますが、【ムラ】を減らすはわかりにくく感じますよね?

ムラとは?

ムラとは必要な情報が部署間などで共有されていなかったり、担当者レベルで業務の内容に差が生まれたりすることです。

このようなムラが大きければ大きいほど、生産性の低下業務品質の低下に繋がってしまいます。

このムラを含めたムダムリの3つを減らしていくことが、業務効率化の大きなカギになります。

業務改善と業務改革の違い

業務改善】や【業務効率化】はほぼ同意義です。同様な意味を持つ他の言葉では【業務改革】もあります。

今回は業務効率化を行う方向性として【業務改善】と【業務改革】という言葉もありますので、
それぞれの違いもお伝えしたいと思います。

業務改善

現状の業務方法などは変更せずに、その業務内での仕組みややり方を創意工夫により変えることをいいます。

また改善においては現場主導で行われるケースがほとんどです。

業務改革

新たな価値の創造。

自社が保有する組織や強みを基本として、それらの掛け合わせなどにより新しいビジネスを創造することをいいます。

改革を進めるには、組織のトップを筆頭に各部門の人たちや外部の人間も巻き込みプロジェクトを進めるケースが多い。

このように改善と改革では明確的に違いがあります。

本記事では特に業務効率化においての【改善】にフォーカスをあてています。

業務効率化と生産性向上の違い

本記事でもたびたび【生産性向上】とお伝えしておりますが、業務効率化を図ることと生産性向上をすることは違います。

業務効率化に関しては先述した通りになるのですが、【ムダ・ムリ・ムラ】をなくし業務のスピードアップを図ることです。

なので、生産性向上を達成するため業務効率化を図るという流れになります。

上記で分かる通り、業務効率化と生産性向上では目的が全く違います。

業務効率化はあくまでも生産性向上を達成するための手段のひとつだという認識で問題ございません。

目的と目標の設定は重要

業務効率化を図る上で目的と目標の設定は非常に重要です!

組織内の人たちはもしかしたら現状のままでいいと思っている方が大多数を占めているかもしれません。

その中でただ漠然と、業務を効率化して生産性を向上させる!と息巻いたところで誰も協力してくれません。

現場からすると、

  • 余計な仕事を増やされた…
  • 現状維持で全く問題ない
  • 管理職だけで勝手にやってくれ

などと思うかもしれませんし、すでに思っているかもしれません・・・

そうなってしまっては業務の効率化は進みません。

つまり、業務効率化の目的と目標を掲げなければ一向に進みません。

業務効率化の目的とは【ムダ・ムリ・ムラ】を減らした先のビジョンのこと意味します。

例えば、残業を減らしてプライベートを充実させる時間を作るなどが目的になります。

目標はより具体的に、一人当たりの平均残業時間2時間削減が目標になります。

この目的と目標をしっかり掲げることで、現場の協力を得ながらスムーズに業務効率化を実行できます。

しっかり業務効率化をした先の目的と目標を明確に決めて、発信していきましょう!

目的と目標の設定方法はこの先の業務効率化の進め方で解説しています。

【実践】業務効率化の進め方

ここまで業務効率化の意味や業務効率化を行うために目的設定が大事という部分を解説させていただきました。

効率化の意味や目的が大事なのはわかったけど、実際に業務効率化を進めるうえでどうやって進めたらいいかわからないという方も多いかと思います。

そこで、私がもし業務効率化を進める場合の手順を具体的にそれぞれ解説していきたいと思います。

この手順を踏めば、効率よく改善が進んでいきますので是非参考にしていただければと思います!

  1. 目的やビジョンを明確にする
  2. 業務を見える化する
  3. 業務を整理整頓する
  4. 改善結果の報告・共有をする

目的やビジョンを明確にする

まずは業務効率化を計画する上で、
【なぜ業務効率化を図るのか】【効率化をした先にどんな結果を望むのか】を明確にします。

一人で効率化を計画し実行する場合には特に重要視はしなくても問題ないかと思いますが、

大抵は部署ごとや会社全体で取り組む場合が多いと思いますので、この点はしっかり押さえましょう。

ですが、いきなり明確なビジョンなどを提示するのは難しいかもしれません。

その場合には、部署ごとやチームごとで目的やビジョンを合わせるための【現状の問題を書き出す】ということをすることで
目的がはっきりしたり、ビジョンが明確になります。

現状の問題を書き出しをする上で大事なポイントがあります。

  • テーマを決める
  • 人数を多くしすぎない
  • 書き出したら共有する
  • その場で否定などはしない
  • 書き出しが十分に出なくても失敗としない

順に解説していきます。

書き出す前にしっかりとテーマを決めましょう

ただ、「問題を洗い出ししてほしい!」と言ってもなかなか難しいものです。

参加者全員がピンとくるようなテーマを設定しましょう。

例としては、

  • 現在の部署で問題だと思っていること
  • 生産性を下げていると思うもの

などになります。

人数を多くしすぎない

多すぎると、1人1人の発言を深堀する時間やリアルな意見が出しづらくなります。

最適な人数は3~5名が適切と言われています。

書き出したら共有する

まずは個人の意見を書き出し、それをホワイトボードなどにまとめグループで共有します。

最初に個人で考えることにより、他人に影響することなく問題点を洗い出しできます。

その場で否定などしない

書き出して共有した段階などでの発言や事柄に対して否定などをしてはいけません。

否定した時点でその書き出しはうまくいかないでしょう。

どんな内容でも否定せずに深堀や新たな切り口などで考えるようにルールを決めましょう。

書き出しが十分に出なくても失敗としない

最初からポンポン意見が出来ることの方が珍しいです。

最初は、効率化に対して問題意識を共有するくらいでもちょうどいいくらいです。

1回目で気づき、その後に改善点を探しながら仕事し次回の書き出しでたくさん出てくることも多いので、
書き出しが極端に少なくても全く問題ございません。

業務を見える化する

次に普段の業務を棚卸しをする工程になります。

いきなり効率化をはじめては、なにから手を付ければいいのかわからない状態になります。

そこでまずは部署内の業務を体系的に業務内容を一覧にした表などで形にすることからはじめます。

図1

そのような表を業務改善業界では【業務棚卸表】と言います。

この業務棚卸表が今後の業務効率化を行ううえでのベースとなりますので、Excelなどで作成しましょう。

業務棚卸表の作成方法

1年間の流れを思い出しながら大分類と中分類を記載していく

業務棚卸表は過去1年間に発生した業務すべてを【大・中・小】の3段階に分類し、それぞれの頻度が記載されたものです。

図1はあくまでも例なので1業務分しか記載していませんが、このように記載していきます。

大と中の区別がわからなければ、大分類だけを記載した後に作業手順(小分類)を記載するだけでも問題ございません。

中分類・大分類に含まれる作業(小分類)を記載する

ここで大事なのは、なるべく手順通りに小分類を記載していくことです。

また小分類は【納品書の作成や郵送処理】といったように文字だけでイメージできるように記載しましょう。

合わせて、同じような作業だけど頻度が違ったり難易度が違う場合は分けて記載しましょう。

小分類を見て大・中分類の追加や削除、統合を行う

最後に小分類の作業名に違和感があるものなどを修正などします。

それぞれの業務に対してどのくらい時間がかかっているかを記載する

ここでそれぞれの業務の頻度を見える化していきます。

  • 日次 → 日サイクルで発生する業務
  • 週次 → 週サイクルで発生する業務
  • 月次 → 月サイクルで発生する業務
  • 年次 → 年サイクルで発生する業務

ここまでをすべて行ったらベースとなる業務棚卸表のフォーマットが完成します!

担当者の名前と所要時間を記載し【業務量】を見える化する

最後ですが、担当者がご自身でそれぞれの業務にかかる時間を記載します。

業務によっては早く終わるときや遅くなってしまうこともあり迷ってしまうかもしれませんが、そういった場合にはこれまでの経験から平均を記載してください。

ただ厳密に時間を記載しなくても大丈夫です。

業務を整理整頓する

業務棚卸表を作成し、全体像が見えたところかと思います。

その次は、は見える化した業務の中から【ムダ・ムリ・ムラ】を整理整頓していく工程です。

ムダ

業務上において必要のない仕事を減らすことです。

例えば、週3回の定例などももしかするとムダになっている可能性が大いにあります。

ムリ

できる範囲を超えて業務を請け負ったり請け負わせてたりと負担をかけすぎてしまうことです。

キャパシティを超えて業務を行うと、身体的にも精神的にも悪影響となりますので、ムリはいずれ必ず非効率になっていきます。

ムラ

必要な情報が部署間などで共有されていなかったり、担当者レベルで業務の内容に差が生まれたりすることです。

これらの【ムダ・ムリ・ムラ】を整理整頓する上で非常に有効なフレームワークがございます。

それが【ECRS(イクルス)】です。

ECRS(イクルス)

EからSに沿って、業務を廃止したり統合させたりコンパクトに整理していきます。

E:廃止(Eliminate)

まずはじめに考えるべきは、その仕事や作業自体を廃止できないかという点です。

例えば、領収書等の社内承認に時間がかかっているとします。

現在は、係長→課長→部長の押印が必要ですが、出張などでだれかが不在だと
その分処理まで時間がかかってしまい進みません。

『流行りのクラウド環境の承認システムを導入するか』と考える前に

『押印自体をなくせないか』をまずは考え検討します。

ただし、今まで当たり前に行っていた作業に対して急に廃止を考えてもなかなか廃止にできません。

そこで大事になってくるのが【5W1H1V】の視点で当てはめてみると解決します。

  • What(目的)
  • When(時間)
  • Where(場所)
  • Who(人)
  • Why(なぜ)
  • How(方法)
  • Volume(量)

今回のケースに当てはめてみます。

—————

What(目的)

経費をどのくらい使ったか把握するため

When(時間)

経費を使用した時

Where(場所)

部署内の係長と課長と部長

Who(人)

部長が出張でいない時が多い

Why(なぜ)

出張が多い

How(方法)

係長と課長と部長の押印

Volume(量)

月に10数回

—————

と順番に書き出してみると、あくまでも目的は【経費の使用状況を把握する】ことなので
承認のプロセスは省略して【月末に一覧でわかれば大丈夫】といった形にできるわけです。

とりわけ、効率化の中でも【廃止】に関しては最も改善効果が高くコストもかかりません。

なので廃止の際は【5W1H1V】を基に考えることで廃止に近づきます。

C:結合(Combine)

仕事が廃止できない場合は、

『同時に仕事をこなすことはできないか?』

『バラバラのデータをまとめることはできないか?』

などと考えます。

例えば、複数ある定例会があるとします。

それぞれ廃止にはできないけど、『ほかの定例会と一緒にできるんじゃないか』といった形で
一度に済ませることもできるかもしれません。

R:入れ替えと代替(Rearrange)

仕事を結合できないか考えつつ、手順や担当を替えられないかと検討することです。

先ほどの承認を例すると

係長→課長→部長と経費の承認をしていたものを、

権限そのものを現場担当に異動させると承認のリードタイムが改善されたりといった具合です。

S:単純化(Simplify)

ECRSも最後にはなりますが、こちらは字のごとく仕事をより単純化できないかを考えます。

ここまできて初めてシステム化や自動化などのソリューションを検討し始めます。

簡素化を考える上で大事な視点は以下になります。

  • 頻度を減らせないか
  • 項目を減らせないか
  • 丁寧すぎたり、体裁にこだわりすぎてはいないか
  • もっと楽にできるツールはないか

このような視点で考えることでより仕事を簡素化することができます。

【いらない業務を廃止(E)して配置(C・R)し、整頓(S)していく】

上記のイメージで業務の整理整頓をドンドン進めていきましょう!

改善結果の報告・共有をする

やりっぱなしではせっかく効率化をしても非常にもったいないです。

改善できた事案は社内で共有し改善の波を起こしていく必要があります。

加えて、管理職はしっかり現場の改善結果を評価する体制も事前に必要です。

評価体制もしっかりされていれば、自然と改善していくのが当たり前の組織となり、

より活発化し、社内の雰囲気も良い方向に向かっていきます!

業務効率化ツールの選び方

業務効率化を図っていくうえで、上記の手順で改善を進めていくと

『業務の課題を解決するためのツールはなにがあるのか』と行く着くこともあるかと思います。

ツールを検討するのは時間もかかりますし、あらゆる点を比較しないといけないイメージが多いと思いますが

今回大事な比較ポイントだけをお伝えしたいと思います。

  • 予算
  • 要件を満たしているか
  • 既存の他システムとの親和性
  • 運用、保守性
  • セキュリティ、性能

予算

これはもちろん非常に重要なポイントになります。昨今では非常に簡単に導入できる※SaaS関連が多くあります。※SaaSは【Software as a Service】の略で、【サース】または【サーズ】と呼びます。ベンダーが提供するクラウドサーバーにあるソフトウェアを、インターネット経由してユーザーが利用できるサービスです。

SaaSなどで多いのがアカウント数に応じて課金されるケースもございますので、

初期費用だけではなくランニングコストや将来的なに利用人数も加味した上で比較しましょう。

要件を満たしているか

こちらも当たり前ですが、目標としている業務改善を行う上でそのツールは

実現できるかどうかという点も非常に重要なポイントになります。

場合によってはツールを導入したことにより、新たな仕事が増えたりといったこともありますので

使いやすさや拡張性も含めて検討しましょう。

既存のシステムとの親和性

ツールを導入する際は、既存のシステムとの親和性も非常に重要なポイントです。

導入後に既存システムとの親和性が低いと、新たな連携作業が必要になったりと逆効果になる場合もあります。

逆に、親和性が高いとさらなる相乗効果が生まれ、生産性の向上につながります。

既存システムとの親和性も十分に考慮し検討しましょう。

運用、保守性

運用や保守においてコストや手間に関しても重要なポイントです。

現場の人間が容易に変更等ができるような仕様だったり、トラブル発生時の対応のスピードしてもらえるかなど

運用のしやすさも確認しておきましょう。

保守においてもハードウェアの入替時などで自社の貴重なリソースをかけないツールが理想になります。

セキュリティ、性能

情報漏洩やセキュリティ面も昨今は特に重要なポイントです。

頻繁にメンテナンスが行われていないか、障害発生が多くないかなどもチェックすべき点です。

性能においても、機能面が毎月アップデートされて便利になっていくツールもあればなかなかアップデートされない

ツールもありますので長く使うツールになりますので総合的に検討するようにしましょう。

こちらの記事では業務効率化につながる便利なツールを紹介しています。業務効率化を図るときにはぜひご参考ください!
リンク:業務効率化ツール記事

業務効率化に関する補助金について

業務効率化を目的にツールを導入することも検討した場合、特に重要なポイントが予算かと思います。

予算によって導入できるツール、できないツールが出てきます。

もしそういった効率化に関するコストをカバーできるような補助金や助成金制度があれば是非活用したいですよね!

今回は業務効率や業務改善に関しての補助金や助成金制度を紹介させていただきます。

  • 業務改善助成金
  • IT導入補助金2022
  • ものづくり・商業・サービス生産性向上促進補助金
  • 小規模事業者持続化補助金

現在上記の4つほどございます。

業務改善助成金

業務改善助成金は中小企業・小規模事業者の生産性向上を支援し、事業場内で最も低い賃金(事業場内最低賃金)の引上げを図るための制度です。

生産性向上のための設備投資等(機械設備、コンサルティング導入や人材育成・教育訓練)を行い、事業場内最低賃金を一定額以上引き上げた場合、その設備投資などにかかった費用の一部を助成します。

[2]業務改善助成金:中小企業・小規模事業者の生産性向上のための取組を支援

IT導入補助金2022

中小企業・小規模事業者のみなさまがITツール導入に活用いただける補助金です。

日々のルーティン業務を効率化させるITツールや情報を一元管理するクラウドシステム等、生産性の向上のために業務プロセスの改善と効率化に資する汎用的なITツールの導入に活用できる補助金となっております。

IT導入補助金に関しては、その年の状況を反映したような補助金制度があることも特徴です。

2021年度では、新型コロナウイルスの対策に対する補助金として【低感染リスクビジネス枠】なるものが設けられました。

内容としては、【複数のプロセス間で情報連携し複数プロセスの非対面化や業務の更なる効率化を可能とするもの】や

【テレワーク環境の整備に資するクラウド環境に対応し、複数プロセスの非対面化を可能とするもの】ということでしたが

要は非対面を実現するようなツールの導入には強く補助金を出しますといった形でした。

2022年度に関しては、デジタル化基盤導入枠(デジタル化基盤導入類型・複数社連携IT導入類型)が追加されます。

こちらは、令和5年10月1日からはじまるインボイス制度への対応も見据え、クラウド利用料を最大2年分補助するなど、企業間取引のデジタル化を強力に推進を促すようなツールの導入などに強く補助金を出す内容となっております。

IT導入補助金2022

ものづくり・商業・サービス生産性向上促進補助金

中小企業・小規模事業者等が今後複数年にわたり相次いで直面する制度変更(働き方改革や被用者保険の適用拡大、賃上げ、インボイス導入等)等に対応するため、中小企業・小規模事業者等が取り組む革新的サービス開発・試作品開発・生産プロセスの改善を行うための設備投資等を支援するものです。

この補助金には【通常型】と【グローバル展開型】があります。

通常型の概要としては、中小企業者等が行う【革新的な製品・サービス開発】又は【生産プロセス・サービス提供方法の改善】に必要な設備・システム投資等を支援となっております。

グローバル展開型の概要としては、【革新的な製品・サービス開発】または【生産プロセス・サービス提供方法の改善】に必要な設備・システム投資等を支援(①海外直接投資、②海外市場開拓、③インバウンド市場開拓、④海外事業者との共同事業、のいずれかに合致するもの)とその名の通り、中小企業者等が海外事業の拡大・強化等を目的とした補助金となっております。

ものづくり補助金総合サイト

小規模事業者持続化補助金

小規模事業者が行う販路開拓や生産性向上の取組に要する経費の一部を支援する制度です。

この制度は、商工会、商工会議所のサポートを受けながら経営計画書、補助事業計画書を作成し、審査を経て採択が決定された後、所定の補助を受けることができます。

こちらは小規模事業者向けの補助金となっておりますが、そもそも小規模の範囲はどのように定義されているか中小企業庁の公式ホームページで確認するとこのように記載されています。

また、業務効率化に使える補助金・助成金制度について下記の記事で詳しく解説していますので是非ご覧ください。

【2022年】業務効率化で使える補助金・助成金一覧

こちらの記事では業務効率化で使うことのできる補助金や助成金をまとめていますので、ぜひご参考ください。業務効率化で使える補助金、助成金を解説!

業務効率化・改善アイディア

ここまで業務効率化の考え方や、実際に業務改善を行う流れや効率化に使える補助金までをご説明させていただきました!

業務改善への意欲や、やる気が湧いてきているところではないでしょうか?

効率化の方法には、先述でもお伝えしたとおり目的やビジョンを明確することや、日々の業務を洗い出しを行うなどマインドに関連することもありますが【今回のアイディアはより具体的ですぐ実行に移せる内容】になっておりますので是非参考にしていただければと思います。

業務マニュアルを作成する

業務マニュアルをしっかりと作成しておくことでそれぞれの業務レベルを均一化できます。

また担当者ごとの業務内容のムラをなくせることもできますのでマニュアルの作成は必須です。

社内研修を適時行う

従業員間での知識のムラをなくすことを目的に適時社内研修を行いましょう。

このような場を設けることで知識や経験のムラをなくし全体の知識の底上げを図ります。

情報共有ツールの導入

情報を共有することは業務を遂行する上で重要なポイントになります。

外出時でもリアルタイムで連絡を取り合える状況であれば情報共有もスムーズに行うことができ、情報のムラをなくします。

有名なツールとしては、SlackやChatworkなどがあります。

他にも様々なツールは存在していますが、組織の規模や用途に応じて自分たちに合うツールを選びましょう。

スケジュール管理や工数管理を行う

組織内での業務量のムラを解消するためにもスケジュール管理や工数管理を徹底しましょう。

組織全員でスケジュールや工数を見える化することにより、仕事の配分状況や進捗状況を把握できます。

見える化するための方法としてツールを導入するのも手です。

Web上で完結できないかを考える

定型的な作業を紙でやりとりをしていることによって多くの工数がかかっている作業などがあると思います。

そのような場合には、紙に記載されている内容をそのままGoogleのスプレッドシートなどに置き換えることで、共有もしやすく管理も容易になるなど多くのメリットがあります。

クラウドストレージを活用する

多くの中小企業でのファイルの保存方法や共有方法として、NAS(外部ハードディスクを社内ネットワーク上に接続する方法)を採用している中小企業様が多いかと思いますが、より柔軟に対応できるクラウドストレージを選択することで効率化も可能です。

クラウドストレージでファイルを管理することでテレワーク等の柔軟な働き方も簡単に実現することができます。

有名なクラウドストレージだとGoogleDriveやboxなどがあります。

無料で使えるものからエンタープライズ向けのプランがあったりと、多くの会社がプランを出していますので、データ量などを加味して検討するのがいいでしょう。

書類はPDFで保存するかOCRでデータ化する

昨今は電子署名やペーパーレスが当たり前になりつつありますが、実際の現場ではまだまだ浸透はしていない印象です。

例えば、【伝票を見ながら基幹システムやExcelに転記する業務】があるとします。

その伝票がExcelなどの加工できるデータとして扱えるようになると、伝票を見ながら入力する必要がなくなりコピペするだけで完了できてしまうのです。

さらには、RPAを組み合わせるとその業務すら全自動化することが可能となるのです。※RPAとはRPAとはRobotic Process Automation(ロボティク プロセス オートメーション)の略で、パソコンやサーバー上であらかじめ操作をプログラムされたロボットが業務を代行・自動化するテクノロジーのことを言います。

なのでペーパレスにすることによって業務効率化は大きく期待できます!

サブモニターを使う

多くの事務作業を担当されている方は1つのモニターで日々仕事をされているかと思います。

仕事によっては複数のアプリケーションを起動してアプリ間を行き来しながら転記作業などをしていることもあるかと思います。

そのようなときに、もう1つモニターがあれば大幅に仕事が捗ります!

サブモニターを活用することで作業できる領域が倍以上になり、複数のアプリケーションを1つの画面で表示することができるようになりますので、アプリ間を行き来することなく作業をすることができます。

もしそのような仕事が多い場合には、モニターを追加するだけでも業務効率化が大きく期待できます。

ショートカットキーや単語登録を活用する

パソコンを使う事務処理で欠かせない即効性の非常に高い効率化として【ショートカットキーの活用】があります。

1つ1つのショートカットを活用することによっての効率の幅は小さいものにはなりますが、よく使う操作に関してはショートカットキーで処理をすることによって作業時間を短縮することができます。

なのでよく使うショートカットキーや便利なショートカットキーに関してはメモに残しておき、忘れたときでもすぐに見返せる環境にしておくことも必須です。

また、意外と便利なのが単語登録です。

標準機能としてありますので活用されている方も多いと思いますが、よく使う単語や文章を瞬時に変換することができるようになります。

例えば、【お世話になっております。】を入力する場合で、単語登録をしていると【o】キーを押した後にスペースキーを押すと【お世話になっております。】に変換されます。

このようによく使う単語や文章を登録しておくだけでも事務処理の効率化が図れますので是非ご活用してみてください!

働き方改革につながる

厚生労働省と中小企業庁は働き方改革をこのように説明しています。

『働き方改革は、働く方々が個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を、自分で選択できるようにするための改革です』

残業時間が当たり前になってしまっている環境や長時間労働が常識となってしまっている職場では厚生労働省が目指している働き方は難しいのが現状です。

ただそういった課題と向き合い改善していくことで、魅力的な会社になり【人手不足の解消】→【業績の向上】→【利益増・従業員への還元】の好循環へとつながっていきます。

このような【好循環】を目指してあらゆる中小企業がいろいろな業務改善に取り組み、実際に残業時間を削減できている企業が多くあります。

そこで今回は中小企業が業務効率化や改善に取り組んだ事例をご紹介させていただきます。

ワンストップショールームで業務効率改善

業種:建築・リフォーム

従業員が87名規模

今までの業務を見直し、顧客満足度も向上し従業員の残業削減に成功したケースになります。

取り組み前

  • 創業以来、顧客満足を最優先に事業を展開し、業績が上がる一方でプランや見積書の作成などに時間を要し、残業が恒常化していた。

取り組んだ内容

  • マンションのリフォームを5プランに分類。
  • プランごとにオプションを設定した商品を開発し、モデルルームとして再現。

取り組み結果

  • 見積書作成のスピードが上がり、打ち合わせ回数も減るなど業務効率が向上。
  • 顧客からも「選びやすい」と好評。
  • 1人当たりの月平均残業時間は、【40%削減

業務システムの刷新や新システムの開発で効率アップ

業種:製造

従業員が155名規模

システムや設備の見直しで大幅に業務効率が向上したケースになります。

取り組み前

  • 専門家を招いた社内の講演会で長時間労働の弊害を指摘された。

取り組んだ内容

  • 基幹業務システムのコンピュータを刷新し、受注状況を踏まえた最適な生産計画を作成。
  • 見積もりシステムを新たに開発。ウェブ上に公開することで顧客による見積もりも可能に。

取り組み結果

  • これまで3日かかっていた作業を【5分】に短縮。
  • 1人当たりの月平均残業時間が、約18時間から【約1時間】に縮減。

クラウドツールの導入で社内連携度がアップ

業種:卸売業

従業員が55名規模

クラウドツールを導入し、連携がより密になり業務効率が向上した結果残業時間も減少したケースです。

取り組み前

  • 各営業所から本社へ送られる労務関係書類や報告書の到着時期にずれがあったり、書類の質にばらつきがあったりした。

取り組んだ内容

  • 社内外の書類を共有できるクラウドシステム導入。
  • 休日出勤を減らすために、休日出勤を認める場合の明確なルールを就業規則に定めた。

取り組み結果

  • 労務関係書類や報告書の到着時期のずれがなくなり、質に関しても平準化された。
  • 休日出勤も【50%】低下し、残業時間も【30%】削減された。

まとめ

本記事では、業務効率化の意味から補助金関連まで含めて解説させていただきました。

業務効率化を行う【目的】と【施策】を明確にした上で業務効率化へ取り組むと改善までのスピードも速く、結果も伴う場合が非常に多いです。

なので、迷ったときや振り返りたいときに本記事を参考にしていただければ幸いです。

また、業務改善を実施するうえでツールの導入可否は最後になるとお伝えしましたが、もし導入を検討する段階まで進んだ場合に、業種限らず有効になりえるツールがあります。

それは【RPA】です!

【6分で簡単解説】RPAとは?メリットとデメリットも詳しく解説

RPAは、業務効率化ツールの中でも今非常に注目されているツールになります。

ただ、RPAのツールも非常に多くあり自社の課題にRPAが有効か検証する時間やリソースもないという方向けに、弊社がサービス展開している【Corebee】というサービスがあります。

CoreBee(コアビー)とは、RPAの導入から運用まで全て一貫して代行するRPA代行サービスです。

RPAを実際に動かすまでに、「ツール導入→ロボット構築→運用・保守」といった作業が必要になります。 ただし、CoreBee(コアビー)を使えば、RPA運用にかけるリソースがなくてもスムーズにRPAを導入いただけます。

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