【2022年】DX推進の失敗しない手順!リスク管理とガイドライン

投稿日:2022年09月16日 | 最終更新日:2022年09月16日 | DX

DXの手順

近年、企業の間で「DX(デジタルトランスフォーメーション)」が注目を集めています。

ですが、まだまだ浸透しているとは言い難く、「DX」に対する理解度はまだ発展途上といえる状態です。

しかし、すでにDX推進のために動き始めている企業も増えており、業務効率化やRPAなどのIT技術への需要が高まっています。

そこで本記事では、

  • DX推進のガイドライン
  • DX化の失敗しない手順
  • DXの成功事例

について、業務効率化のプロが詳しく解説していきます。

DX推進ガイドラインとは?

企業がDXを推進していくための参考資料として、2018年に経済産業省から発行されたのが「DX推進ガイドライン」です。DXを推進していくにあたり、経営陣が抑えるべきポイントや実例などがまとめられています。

DX推進ガイドラインは「DX推進のための経営のあり方・仕組み」と「DXを実現する上で基盤となるITシステムの構築」の2つのテーマで構成されています。

DX推進ガイドライン

ガイドラインではDXの進め方だけではなく、社内が一丸となって取り組むための意識改革・体制づくりの方法についても詳しく記載されています。DXを推進していくのであれば、まずはこのガイドラインを読み進めていくことから始めましょう。

DX推進ガイドラインの中身についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

DX推進ガイドラインをわかりやすく理解する

DXを推進する理由とは?

なぜ近年、企業の間ではDX推進が進んでいるのでしょうか。
それには次のような理由があります。

  • 2025年の崖
  • 人手不足の解消
  • 進むIT化への対応

次に、DX推進が必要な理由について解説していきます。

2025年の崖

まず、DX化が推進される背景として真っ先に挙がるのが、経済産業省からも提唱されている「2025年の崖」です。

「2025年の崖」とは、2018年に経済産業省より発表された「DXレポート」にて使われている言葉で、2025年を節目に、多くの課題が企業間に迫ってくる、という言葉です。

その問題は何かというと、レガシーシステムなどが足かせとなり、時代の変化に合わせた戦略が取れず、その結果競争力を失い、経済的な損失を被ってしまうという問題です。

レガシーシステムとは?
「レガシーシステム」とは、導入してからかなりの時間が経過してしまったことで、扱える人材がおらず、構造がブラックボックス化していたり、アップデートできずに老朽化しているシステムのことを指します。言い換えると「時代遅れのシステム」ということです。

この問題を解消しなければ、膨大なデータの活用やデジタル技術を使った企業戦略がとれず、時代に取り残されてしまう危険性があるということです。

人手不足の解消

DX化が推進される背景として次に挙げられるのが、「人手不足の解消」です。

企業間で特に問題視されているのが、少子高齢化の加速による人手不足です。
特に中小企業では、人手不足によって残業が増加していたり、労働環境の悪化による意欲の低下、それによってもたらされる生産性の低下が大きな課題とされています。

その為、最近では2019年4月より順次施行されている「働き方改革関連法」により、企業間では労働環境の改善や業務効率化への動きが進んでおり、「RPA」や「OCR」といった業務代行ロボットの導入も進んでいます。

限られた労働力で生産性を上げるには、デジタル技術の導入が不可欠です。

「働き方改革」についてはこちらの記事で詳しく解説しています↓

働き方改革とは?内容や目的を徹底解説!

「RPA」についてはこちらの記事で詳しく解説しています↓

RPAとは?ツールの選び方や導入方法、メリットデメリットを解説

進むIT化への対応

先述したとおり、今後のビジネス拡充・企業成長においてデジタル技術の活用は不可欠です。

しかし、自社でもデジタル技術を扱える人材を活用しなければなりません。

その理由は、最新のシステムを導入しても、それを扱えるIT知識を持っている人材がいなければ、せっかくの新しいシステムも運用できず、それにより自社のIT化が遅れてしまう原因となります。そのため、DX推進にはまずIT人材の確保・育成が必要になるでしょう。

また、一部の業務だけをデジタル化したままにとどまっている企業もありますが、老朽化した基幹システムや労働環境の枠組みを根底から刷新し、AIやIoTなどのデジタル技術を積極的に取り入れ、より一貫性のあるシステムを構築していくことが重要です。

失敗しないDXの推進手順

DX化に失敗しないための手順は以下の5ステップとなります。

  1. DX推進の目的を明確にする
  2. DX推進の意識を共有する
  3. DX推進の体制を構築する
  4. 現状の課題を知る
  5. DX推進計画を立てる
  6. 計画を実行する

それぞれのステップについて解説していきます。

①DX推進の目的を明確にする

先述した通りになりますが、まずはDX推進をする目的を定める必要があります。

  • クラウドに集約して大幅なコスト削減を目指す。
  • IT技術を活かした新しいビジネスモデルを創り出す。
  • RPAなどを使って業務プロセスを改革し、生産性向上を目指す。

このように、ただITツールを導入するといったことを目的とするのではなく、DX化を通して何を成し遂げたいのかという目的設定をすることが大切です。明確な目的を設定することによって、次に何が必要かなど、具体的に行動に移すことができるようになります。

また、DX化は企業全体を変えることなので一般社員の協力も必要です。企業一丸となってDX化に取り組むためにも目的・ビジョンを明確にしておく必要があります。

②DX推進の意識を共有する

次に必要なのが、DX推進に対する意識共有です。

経営層、および組織のトップがリーダーシップを発揮し、DXに対する意識を組織に広めていく必要があります。

DX推進とは何なのか、なぜ必要なのかを明確化させ、それを社内全体に共有していくことが重要です。従業員一人ひとりがDX推進がなぜ必要なのかを理解することでよりDX化を進めやすくなります。

③DX推進の体制を構築する

DX化を成功させるためにはかなりのコストや労力が必要です。なので、本来の業務の合間に行ったりなど片手間でできるものではなく、DX推進のための体制をしっかりと作っておくことが必要です。

既存の部署にDX推進を丸投げしてしまうと、本業とマルチタスクとなるので一向に成果が上がりません。また、進捗状況もバラバラとなり、どこの部署が何に取り組んでいるのかといった管理ができません。

そのため、DX化を成功させるためにはDX推進を専門とする部門・チームを設置することが重要です。

DX専門のチームを設置することで、部署を横断してDXへの取り組みを管理することができるようになります。また、現場から反発の声やトラブルがあった場合も、部署内で解決するのではなく、DXチームが間に入ることによって解決しやすくなります。

DX化を本格的に取り組むためには、DX推進専門チームを設置することが重要です。

④現状の課題を知る

DX推進専門チームを設置したら、次は現状抱えている課題を洗い出します。

  • 紙ベースの業務が多く非効率。
  • 未だに古い基幹システムを使い続けている。
  • 慢性的な人手不足に陥っている。

このように自社が抱えている課題を複数洗い出してみましょう。課題の洗い出しを行うことで、自社には何が必要なのかを整理し、取るべき行動を明確にすることができます。

また、DX化を進めることで、例えばRPAなどの自動化ツールを導入して業務効率化、人件費削減に繋げることができたり、完全にペーパーレス化して紙ベースでのやり取りを極力省くことで、無駄なコストの削減をすることができます。

DX化を進めることで、業務効率化やコスト削減、労働環境の改善を行うことができ、生産性向上に繋がります。

⑤DX推進計画を立てる

課題の洗い出しが終わったら、次にDX推進計画を立てます。

計画を立てる際に重要となるのが、DX推進の目的に基づいて計画を立てることです。もちろん短期的に解決させようとするのではなく、長期的な目線で計画を立てていくことが望ましいです。

また、ITシステムを有効活用して全社的にDX推進に取り組めるような計画を立てることが必要となります。

⑥計画を実行する

最後に、立てた計画を実行に移しましょう。

実施した結果、望んだ成果が出ているかをチェックしましょう。もし思ったような成果が出なくても、すぐにやめたりせずにPDCAサイクルを回して取り組み内容の分析と改善を行いましょう。長期的に改善を重ねることで、最初に立てた目的・ビジョンの達成に近づきます。

DX化を実現するためにはチェックと改善を繰り返すのが必要不可欠です。

リスク管理をしっかりする

DX推進において特に重要とされているのが「リスク管理」です。リスク管理とは失敗・損失を回避、または最小限に抑えるためのことです。

近年、DX推進を行う企業が増えてきており、DX化への様々な取り組みが行われています。しかし、十分な効果が出ている企業は全体で約10%前後というデータがあり、DX化を進めている企業のほとんどがまだ十分な効果を得られていないというのが現状です。

DX化の成功率を少しでも上げるためには「リスク管理」が非常に重要になります。

DX推進におけるリスクとは

DXを推進していく上で発生するリスクには次のようなものが挙げられます。

  • 情報漏洩などの危険が高まる。
  • コストが無駄になる。
  • 生産性が下がる。

情報漏洩などの危険が高まる

DX推進において特に注意すべきリスクが、「情報漏洩などの危険が高まる」という点です。

DX化を進めるうえで、クラウド上でデータを共有したり、1つのデータを複数人で編集したりすることが多くなります。デジタル化を進めることで、より便利で効率的に業務をこなすことができるようになりますが、その反面でデータが流出してしまう危険性も高まります。

例えば、ビジネスチャットツールを使えば、より簡単に情報交換やファイルのやり取りができるようになります。しかし、誤って重要なパスワードなどを送信してしまい、不特定多数の人にさらされてしまうなどの危険性があります。また、クラウドストレージ内の誰でもアクセスできるようなフォルダに機密ファイルを置いてしまったりなど、便利がゆえに情報漏洩のリスクが増えていきます。

DX化を進める上で、セキュリティ関係もより強化する必要があります。アクセス制限を設けたり、ユーザー権限を設定して情報漏洩を防ぐことが重要です。

コストが無駄になる

次にDX推進において注意すべきリスクは「コストが無駄になる」という点です。

導入したツールが現場とうまくマッチしていないと、期待していた効果を得ることができません。そのためだんだんと使われなくなり、せっかくの導入コストが無駄となってしまいます。新しいツールやシステムを導入する前に、自社が抱えている課題を洗い出し、ツールの導入によって解決ができるのかといった点やツールの使いやすさなどを確認しましょう。

現在リリースされているITツールの多くは、契約前にトライアルできますので、実際の使用感を確かめてみるのもおすすめです。

生産性が下がる

DX推進には、かえって生産性が下がってしまうというリスクがあります。失敗せずDX推進をするためには、経営層が目的・ビジョンを明確にして取り組むことが非常に大切です。

ITツールの導入自体が目的となってしまうと、導入後に何を達成したいのか、なぜ必要なのかが曖昧になってしまいます。ITツールの導入コストや定着までの時間だけがかかり、現場からの理解を得られずに生産性が下がってしまう原因となります。

DX推進に取り組む場合は、なぜDX化を進めるのか、なぜ必要なのかなどを明確にし、社内の理解を得ていく必要があります。

DX化を成功に近づけていくためには、リスク管理をしているのとしていないのとでは結果が大きく変わってきます。DX化の規模が大きくなればなるほどリスクも増えていき、管理しなければならない部分も大きくなっていきます。

トラブルが発生した場合の補償や代替案などもDX推進計画の中に組み込んでおくことで、万が一の場合でもリスクを抑えることができます。

今DXを推進している企業が増えてきていますが、期待通りの効果を得られている企業は決して多くはありません。DX化を思い通りに進めていくためには「リスク管理」がとても重要な役割を果たします。

DX推進に役立つツール

続いてはDX推進に役立つツールをご紹介します。

DX推進において、主に次のようなツールが活用されています。

  • CRM(顧客管理ツール)
  • MA(営業支援ツール)
  • Web会議ツール
  • RPA(業務自動化ツール)

それぞれの代表的なツールを解説します。

CRM(顧客管理ツール)

CRMとは、カスタマーリレーションシップマネージメントの略称で、営業管理ツールのことを指します。

自社が抱える顧客情報を格納し、対応履歴や情報変更を一括で行うことができるツールです。

代表的なCRMツールとして次のようなツールが挙げられます。

  • Salesforce
  • kintone

CRMツールを導入することにより、組織内での共有がスムーズに行えるようになるので、顧客情報に変更があっても常に最新の情報を確認することができます。

顧客管理業務が負担になっている場合は、CRMツールを導入して業務を効率化することがおすすめです。

MA(営業支援ツール)

MAとは、マーケティングオートメーションの略称で、マーケティング支援ツールのことを指します。

営業活動を効率的に行うことができるようになるツールで、市場分析やコンテンツの発信等を効率的に行うことができます。

おすすめのMAツールとして次のようなツールが挙げられます。

  • SATORI
  • Hubspot
  • b→dash

MAツールを導入することで、LINEやfacebookなどのSNSでの情報発信やメルマガ配信などといったマーケティング活動を効率化することができます。様々なチャネルで発信が可能なので見込み顧客の獲得に大きく役立てることができます。

Web会議ツール

近年のコロナの影響もあり、テレワークを導入する企業が増えています。そこで急激に普及が進んだのが「Web会議ツール」です。

PCやスマホなどのデバイスとネット環境があれば、場所を選ばず会議ができるようになるツールで、離れた場所でも面と向かって話すことができます。

おすすめのWeb会議ツールとして次のようなツールが挙げられます。

  • Zoom
  • Microsoft Teams
  • Google Meet

複数人での会議や画面共有といった機能も付いているので、機能面に関しても心配いりません。Web会議ツールを導入することで、会議場所への移動時間の削減やテレワークの推進に繋がります。

RPA(業務自動化ツール)

RPAとは、ロボティックプロセスオートメーションの略称で、業務自動化ツールのことを指します。

人間の手で行われている定型業務(流れが決まっている業務)を、ロボットに記憶させ、同じ動作を繰り返し行わせることができるシステムとなっており、業種問わず様々な企業で導入が進んできています。

おすすめのRPAツールとして次のようなツールが挙げられます。

  • UiPath
  • BizRobo!
  • CoreBee

こちらの記事で最適なRPAツールの選び方とおすすめツールについて詳しく解説していますのでぜひご参考ください!

最適なRPAツールはどれ?無料から有料までおすすめ8選【徹底比較】

RPAを導入して抱えている業務を自動化することができれば、人件費の削減、生産性の向上といった大きな効果があります。

まとめ

本記事ではDX化の失敗しない手順、ガイドラインについて解説しました。

デジタル化が進むこれからの時代を企業が生き残るためにはDX化の推進が必要とされています。

DX化には入念な準備と正しい手順で行うことが成功のカギといえます。そう簡単な仕事ではありませんが、企業が一丸となってDX化へ取り組むことができれば、変わりゆく時代にも対応できるようになるでしょう。

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