RPAとは?ツールの選び方や導入方法、メリットデメリットを解説

投稿日:2021年08月10日 | 最終更新日:2022年11月08日 | RPA
この記事の監修・著者
佐藤 諒

RPA開発歴4年 / MICHIRU RPAエキスパート認定 / 業務改善アドバイザー

RPA導入代行サービスCoreBeeを運営しており、RPA開発に取り組む他、業務改善アドバイザーとしてあらゆる業種の業務改善に携わっている。

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まずは簡単解説!RPAの意味とは?

RPAとは、人間の手で行われている定型業務(流れが決まっている業務)を、ロボットに記憶させ、同じ動作を繰り返し行わせることができる業務自動化システムを指します。

例えば、

  • 情報の登録作業
  • データ転記業務
  • 大量のメール送信
  • web上のデータの集計

このように、開始から終了までの手順が決まっている作業をロボットが代行することで、人件費の削減やミスの防止などに役立ちます。

また、アプリ間をまたいで操作することが可能です。そのため、ほとんどのアプリ上で動作するので、わざわざ基幹システムを変えたりする必要はありません。

現在このRPAは金融はじめ商社・サービス・流通・小売・インフラ・製造・不動産・自治体まで多方面で自動化を拡大し、特定の業務に限らずあらゆる業務に対応できる技術として活用され始めています。

RPAは単なるツールとしてではなく、業務全体を把握し人と協力することにより
業務を分担・人間と共存しコスト削減や生産性向上などの企業活動にさまざまなインパクトを与えています。

RPAって何の略?

RPAとは?

RPAとはRobotic Process Automation(ロボティク プロセス オートメーション)の略で、パソコンやサーバー上であらかじめ操作をプログラムされたロボットが業務を代行・自動化するテクノロジーのことを言います。

別名で「デジタルレイバー(Digital Labor)」や「仮想知的労働者」とも呼ばれています。

RPAは人間が行う業務の処理手順を操作画面上から登録しておくだけで、ブラウザやクラウドなどさまざまなアプリケーションを横断し業務自動化を実現します。

RPAはツールが必要

RPAにはツールが必要

RPAを運用するために必要なのは、RPAツールの導入です。

現在、多くのRPAツールがリリースされており、価格帯や性能はそれぞれです。また、有料ツールと無料ツールがあり、その中から会社に最適なRPAツールを選んで導入する必要があります。

おすすめRPAツール、ツールの選び方についてこちらの記事で詳しく解説しています。

最適なRPAツールはどれ?無料から有料までおすすめ8選【徹底比較】

【RPAツール】3つの種類

RPAツールには大きく3つの動作タイプに分けることができます。

RPAの種類

  • クラウド型
  • サーバー型
  • デスクトップ型

RPAツールのインストール先で分けることができ、それぞれの動作タイプで対応範囲が異なります。

クラウド型

ネットのクラウド上で稼働するタイプのRPAツールです。オンプレミス型のツールとは違い、自社でサーバーを用意する必要がないので導入コストを抑えることができます。

クラウド型ツールはクラウド上にロボットを導入し動作させます。Webで行う作業を自動化させるのに使われており、ネット環境があればどこでも動作させることができます。

ただし、Webブラウザ上以外では動作できないので、PC内のアプリやファイルを操作したい場合は注意が必要です。

サーバー型

大量のデータ処理も可能で、大規模な運用に向いているRPAツールです。

名前の通りサーバー上で稼働するタイプのRPAツールとなっています。サーバー上で複数のロボットを同時に動かし、大量のデータを一度に処理することができます。

自社内に専用のサーバーを構築するため、情報漏えいなどのリスクを低減できるのでセキュリティ面でも安心できます。

ただし、サーバー型は数百万〜とかなり高額なコストがかかるので導入のハードルが高い傾向にあります。

デスクトップ型

1台から手軽に導入できるので、小規模からの運用におすすめのタイプのRPAツールです。

PC本体に直接RPAツールをインストールするタイプのRPAツールとなっており、PC1台で行っている定形作業を自動化するのに向いています。PC1台で完結できるため、機密情報を扱う際などは漏洩するリスクを低減できます。

ただし、インストール先のPCのスペックによっては動作が重くなったりする可能性もありますので、推奨スペックはしっかり確認をしておきましょう。

デスクトップ型とサーバー型は、別名「オンプレミス型」とも呼ばれています。

4種類の違いまとめ

ここまでご紹介した3つの動作タイプの違いを以下の表にまとめました。

クラウド型 サーバー型 デスクトップ型
インストール場所 クラウド 自社サーバー内 特定のPC内
価格帯 0~数万円前後 数百万円~ 数万~数十万円前後
対応範囲 ブラウザ内のみ 複数のPCを横断可能 PC内であればどのアプリでも対応
主な特徴 RPAツールのインストールが不要 長期的かつ大規模な運用に向いている PC1台からのスモールスタートが可能

このように、同じRPAツールでも中身は全く異なります。

業務範囲がブラウザ内で完結する場合は、低コストで運用しやすい「クラウド型」おすすめです。

また、機密情報を取り扱ったり、複数のPCを同時に動かすような大規模運用には「サーバー型」のツールがおすすめです。

PC1台から導入可能な「デスクトップ型」ツールは、PC内に直接RPAツールをインストールするため、そのPC内であればどんなアプリケーション上でも動作が可能です。そのため、様々なシステム間を自由に横断できるので汎用性にも優れています。

社内の業務・投入可能な予算などに合わせてツール選びを行うことが大切です。

導入について

RPAの導入を成功させるためには、導入手順をしっかり踏むことが大切です。手順を間違えたまま導入してしまうとRPA本来の効果を発揮させることができず、導入が失敗に終わってしまう可能性があります。

RPA導入は主に以下の4ステップに分けることができます。

RPAの手順

詳しい手順については以下の記事で解説しています。

RPA導入の手順を解説!簡単4ステップで自動化可能!

導入費用について

RPAはコスト削減や人手不足の解消といったコスト削減の効果が期待できますが、導入にはそれなりのコストが発生します。準備不足のまま導入してしまうとかえってにコストが膨らんでしまうこともあります。

そのため、必ずRPA導入前に発生するコストを割り出しておくことが重要です。

また、RPAの導入費用を安く抑えるコツなどの詳しい内容をこちらの記事で解説しています。

【中小企業向け】RPAの導入費用について知っておきたい3つのこと

事例について

RPAは現在様々な業務で活用されており、今後も普及が進んでいくと思われます。具体的にどのような業務で活用されているかはこちらの資料で紹介しています。

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また、こちらの記事では業種別に導入事例を紹介していますのでぜひ参考にしてみてください。

RPAで絶対に得する業務一覧と事例集!

RPAのメリット・デメリット

RPAのメリットデメリット

続いて、RPAのメリット・デメリットについて解説していきます。

メリット

RPAはロボットを制作しあらゆる作業を自動化できます。

日々行われる業務を自動化することで、企業にとってこのようなメリットがあります。

RPAの導入メリット

結果的にコスト削減や離職率の低下、従業員の生産性の向上といったことが期待できます。

では具体的にRPAがもたらすそれぞれのメリットを詳しく解説します!

業務の効率化

業務の効率化はRPAの導入で期待できる最大のメリットです。

これまで手作業で行っていた業務をRPAが自動で行いますので、作業工数が大幅に削減でき作業時間も短縮できます。

また、数分で終わる作業や頻度としては多くないが業務量が大量にあり人的ミスが起こりやすい業務にもRPAの活用が有効です。

RPAは作業頻度や業務量を問わず、決められたルールに沿って作業が行われます。

そのため一定のスピードで正確な処理を行うことができますので、業務効率化につなげられます。また、ロボットによる操作のため人的ミスがなくなり、業務全体の質が向上します。

生産性の向上

RPAは従業員の生産性の向上にも期待できます。

今まで従業員が仕事をしていたことがRPAに置き換わるので、空いた時間を利用して、従業員の方々は人間しかできない業務へリソースを割くことができます。

またRPAは24時間365日、休まず働くことができるので生産性は圧倒的です。

従業員の満足度の向上

RPAはただ業務を減らすだけではありません!

RPAは従業員の仕事に対する満足度の向上にも期待できます。
定型的な業務というのは、裏を返すとやり方さえ教えれば誰でも出来る業務でもあります。そのような業務を毎日行うことは大半の人にとっては「やりがいを感じられない」仕事になりがちです。

そのようなモチベーションを下げてしまう業務をRPAに置き換えることで、削減できた分をやりがいのある業務に集中させることができます。

従業員の仕事に対するモチベーションが向上し、会社と従業員双方にとってwin-winな結果に繋がります。

実際に現場からそのような嬉しいお声もよく聞いていますので、従業員の満足度向上のためにもRPAは有効な手段といえるでしょう。

コストの削減

RPAを導入するにも導入コストがかかります。
もちろんそれだけではなく開発コスト、保守コストなど様々なコストが発生いたします。

それでも、RPAを導入することにより採用コストや人件費、残業代などといった費用を削減することができます。

そのため、中長期的に見てもRPAの導入コストのほうが安く済みます!

コア業務に集中できる

コア業務とは「利益に直結する業務」を指します。その対義語としてノンコア業務があります。こちらは「利益に直結しない業務」を指します。

コア業務は人間の思考や判断を伴う業務が多く、RPAでは代替できないことがほとんどです。

そのためRPAはノンコア業務を、従業員はコア業務に集中するといった環境を構築することで、従業員とRPAをうまく共存させ、会社の発展をさらに後押しすることが可能です。

デメリット

大多数のツールもそうですが、メリットがあればデメリットも一定数は存在します。

そこまで有能ではない

いきなりRPA自体を否定していまっているようですが・・・

RPAを知っていくとなんでも出来るんじゃないかと過度な期待をしがちで、
「なんか思ってたのと違う…」といったことがあります。

特に多いのが、ルールに基づいた業務かと思ったがRPAにしようとすると意外と人間の判断が必要だったパターンです。

そうなると結局人間がやったほうが早いという結論になり、RPAの導入失敗となります。

なのでトライアルから導入し、まずは簡単な業務から検証しましょう。

習得は容易ではない

RPAの大前提は担当者レベルでもRPAで業務を効率化出来る!です。

多数のRPAツールもノンプログラミングを謳っています。

たしかにプログラミング要素はほぼないのですが、だからといって自動化ロボの制作が簡単かというと一概にはそう言い切れません。

実は、簡単に見える業務もいざRPAを制作しようとすると『あれ?どう制作すればいいかわからない!』となってしまうことは多いです。

例えば、条件の分岐が多数あったり、専門的なワードが出てきたりなど、【誰でも簡単に】とはいかないケースがよく見受けられます。

エラーの対処が都度必要

やっとの思いで完成したRPAも、もちろんそこで終わりではございません。

実際の現場で運用して安定的に稼働し始めてやっと一安心といったところでしょうか。

RPAを稼働させる中で、必ずと言っていいほどエラーがおきます。エラーが起きたらその都度本来の業務の手を止めて対処しなければなりません。
例えば、Excelなどのソフトがアップデートにより見た目が変わっていることがあります。画像認識を行っている場合は見た目が変わったらほぼ必ずエラーになるので修正が必要になります。

多用している場合は修正の数が非常に多くなりとても大変になることがあります。

稼働後もそういったメンテナンスが必要なことも踏まえて保守をどれだけ軽くできるかも考えてRPAの制作をすることが重要です。

そこまで自動化できる業務が多いわけではない

先述でもある通り、この業務の中にはRPAに向いてない業務があるのは事実です。

単純な転記業務の中で人間の判断がちょっとでもあることだったり、ルール化はある程度されているが、パターンが非常に多いなどといった業務は向いてないでしょう。

検討段階で向いている向いてないの判断を、詳しくない方がするのはとても難しいので、

RPAのベンダーや専門の方に相談してからRPAの導入計画を立てるといいでしょう。

属人化する傾向がある

『え!属人化しないからRPAはいいんじゃないの?』

と思った方も多いのではないでしょうか。

ちなみに、属人化とは特定の業務についての進め方や進捗状況などの情報を、担当者しか把握できていないことを言います。

たしかにRPAが人間の代わりに仕事をすることによってもはや属人化を超越してしまっているのですが、今回はその件ではございません。

RPAを制作するのは人間です。その開発スキルが属人化してしまう傾向があります。業務が複雑化すると、RPAの制作工程も複雑化します。

そのような場合、保守は制作者本人しか理解できないようなことも多々あります。もしその方が辞めた場合、引継ぎをする側も大変ですし時間もかかります。

なので、RPAのマニュアルを作り誰でもメンテナンスや制作ができるよう環境を整える必要性があります。

RPAができること

RPAができること

RPAは主にPCで行われる業務を自動化するシステムで、非常に様々な業務に対応しています。

その中でも特に得意な業務があります。

  • 定型業務
  • 繰り返し業務
  • 集計業務

これらの業務はRPAが最も得意としている業務です。

もし社内でこのような業務が負担になっている場合はRPAの効果を得やすいでしょう。

RPAができないこと

RPAができないこと

RPAにはできない、または不得意な業務も存在します。RPAの導入をお考えの方は社内の業務はRPAに対応できそうかを確認することが重要です。

  • ルール化されていない業務
  • 人間の思考や判断が必要な業務

ルール化されていない業務というのは開始から終了までの手順が決まっておらず、そのときによって流れが変わってしまう非定型業務を指します。

人間の思考や判断が必要な業務というのは作業中のトラブル発生時に臨機応変に対応したり、問題解決のために解決方法を考えたりという、いわば人間にしかできない業務を指します。

RPAの場合は流れが決まっていない業務には対応できません。

また、作業中にイレギュラーな事態が発生した場合、その事態に対応できずに動作が止まってしまうことがほとんどです。

要するに、RPAは思考や判断ができないのでそれを必要とする業務には向いていません。

もしあなたの会社で自動化したい業務が思考や判断を要するものであれば、RPAには向いていないので一度見直す必要があります。

RPAの需要について

RPA需要について

RPAは現在、業務自動化ツールとして業種問わず需要が高まってきています。

以前は大企業を中心に普及が進んでいましたが、現在では価格帯が安いツールもたくさんリリースされています。

そのためRPA導入のハードルが従来よりも下がっており、小規模事業者や中小企業でも普及が進んできています。

では、なぜここまでRPAが注目されているのでしょうか?それには2つの理由があります。

  • 人手不足の深刻化
  • 働き方改革の影響

今RPAが注目されている2つの理由について解説していきます。

人手不足の深刻化

いきなりですが、中小企業庁が令和元年に発表した【中小企業・小規模事業者の動向】内のこちらの図をご覧ください。

図は中小企業の人手不足感について業種別に見たものです。

2013年第4四半期に全ての業種で従業員過不足DIがマイナスになり、その後も人手不足感は強まり続け、足元では改善が見られるものの、人手不足感は依然として強いことが分かるかと思います。

一方で、大企業も人手不足感はあるものの、大企業への就職希望者などは増加傾向とのデータもあります。

(参考:https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2020/shokibo/b1_1_3.html)

また労働力人口も減少の一途を辿っています。

労働力人口とは、15 歳以上人口のうち、就業者と完全失業者を合わせた人口をいいます。

総務省の統計局のデータによると、2019年から2020年にかけて18万人も減少しております。

また就業者数も2019年と比べて48万人も減少したようです。

全世界で猛威をふるっているコロナの影響もありますが減少傾向なのは間違いないです。

出典:[総務省統計局-労働力人口]
(https://www.stat.go.jp/data/roudou/sokuhou/nen/ft/pdf/index.pdf)

さらに少子高齢化も進んでいますのでこのままいくと40年後の労働力人口が4割減とも予測されております。

出典:[みずほ総合研究所]

中小企業が生き残っていくために人手不足、少子高齢化問題は非常に大きな問題です。

そこで必要となっていくのがRPAという訳です。

『人手が足りない・・・』

『採用したいけどコストが・・・』

『人材募集したものの人が集まらない・・・』

などといった課題を解決するのがRPAです。

現状のリソースはそのままに、現場の生産性を向上し業務効率化を推進することが可能です。

人間という労働力に代わる新たなデジタル労働力として、少しでも多くの中小企業が人手不足という問題に直面することなく日本の経済を発展させていくためにもRPAは必要です。

働き方改革の影響

次に働き方改革の影響もあります。

働き方改革実行計画が策定されたのは今から5年前の2017年です。

大手企業に勤める従業員の過労死が連続し、同年に一億総活躍社会の実現に向け「人生100年構想会議」とともに「働き方改革実行計画」が策定されました。

働き方改革が目指すものは3つあると言われております。

  1. 出生率を上げる
  2. 女性や高齢者などの働き手を増やす
  3. 労働生産性を上げる

この中でも③の労働生産性を上げることが重要でRPAが貢献できる分野です。

労働生産性とは労働時間あたりの成果のことを言います。

先述の通り、人手不足により多くの業種で長時間労働などの過重労働が発生しています。

労働生産性を上げるには、労働者ひとりひとりが効率良く質の高い労働を行う環境整備が必須です。

たとえば長時間労働の改善や休息時間の確保、給料の見直しなどがあります。

その中で最も重要視すべき点は長時間労働です。

長時間労働は悪循環しか生みません。

長時間労働による害

上記は大げさかもしれませんが、このように負のスパイラルに陥りかねません。

ただ今まで当たり前だった長時間労働をすぐに解消できるかと言われると色々な障壁があり難しいところもあるかと思います。

そこでRPAと共存していくことで労働者の生産性の向上や残業時間の削減などにより、働き方改革が目指している形へと推進していくことが可能です。

そのためにもRPAは必要だと言えます。

RPAの今後

RPAの今後

RPAがもたらす未来とは、【人間は人間にしかできない仕事しかやらない】ことだと私は思います。

例えば、BtoB営業で最終的な目標が契約だとすると、契約を締結してもらうための営業は人間しかできないですが、その営業のための事前準備としてのデータ収集などはRPAに任せて営業に集中できる環境にするなどといった未来です。

これまで工場では人間がほぼ全工程で手作業していた時代もありましたが、今ではほぼすべての工程がロボットに代わり、人間はロボットができない領域を行うというのが当たり前になったことで大量生産が出来ております。

そのようにして業界が進化したことにより普段の私たちの生活を支えているように、このRPAによってノンコア業務はすべてロボットが代わり行い、コア業務は人間が行うといったRPAと人間の共存によってもう1段階企業の価値があがり、日本の経済を支えていく手助けをRPAを通して叶えられるようにRPA業界全体で盛り上げていけたらと思っております。

まとめ

近年進んできている働き方改革の影響もあり、業務効率化や労働環境の改善への動きが盛んになっています。

そのような点で「RPA」はとても有効なツールといえますが、注意点やデメリットも存在します。準備を怠ってしまうと運用に失敗するリスクが大きくなってしまい、最悪の場合はRPAの恩恵が受けられず、コストだけ無駄になってしまうこともあります。

そのためしっかり準備を行い、計画的に運用することが成功のカギといえます。

これらの記事ではおすすめRPAツールや事例、費用についてを詳しく解説しています。ぜひRPA導入の際に参考になれば幸いです。

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