【Power Automate】メールの送信・転送を自動化する方法

投稿日:2022年10月07日 | 最終更新日:2022年10月14日 | RPA

この記事では、Power Automate Desktopを利用して

  • メール送信
  • メール転送
  • 添付ファイルを自動で添付する方法
  • メールを一括送信する方法

上記の処理を行うための方法について解説しています。

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Power Automate Desktopの準備

  1. Power Automate Desktopがまだインストールされていない場合には、下記よりダウンロードをお願いいたします。
  2. ダウンロード後は、Microsoftアカウントでサインインします。

Power Automate Desktopのインストーラ

https://flow.microsoft.com/en-us/blog/automate-tasks-with-power-automate-desktop-for-windows-10-no-additional-cost/

インストールや準備でお困りの方は、こちらの記事で詳細を説明していますのでご参照ください。

→Power Automateデスクトップの準備記事をリンク設置

メール送信自動化

まずは、Power Automate Desktopを利用してメールを自動送信する方法について解説します。

メール送信に限らず、Power Automate Desktopは基本的に以下の手順で設定していきます。

  1. 【フロー】の作成
  2. 【フロー】の内容を設定
  3. 【フロー】の実行

各ステップごとに設定方法を解説します。

Step1. メール送信の【フロー】を作成する

自動化の処理をPower Automate Desktopで実行するには、一連の操作をまとめた【フロー】を一単位として作成する必要があります。

新しいフローの作成

Power Automate Desktop画面の左上にある【新しいフロー】から、フローを作成します。

フロー名の設定

フロー名は、自分で管理しやすい名称を付けるとよいでしょう。

フローを作成すると、サブウィンドウが開きます。

サブウィンドウの展開

これは、【フローで実際に何をするのか】という詳細を設定するための画面です。

メール送信のフローを作成

今回はメールを送信するためのフローを作成するので、画面左側の【アクション】より【メール】【メール送信】を選択します。

そうすると、さらに小さなウィンドウが展開します。

ここで、メール送信に関する詳細な設定を行います。

このウィンドウでの設定方法は、次のステップで詳細に解説します。

Step2. 【フロー】の内容を設定する

では、具体的なフローの内容を設定していきます。

パラメータの設定

まず表示されている小さなウィンドウの中の【パラメーターの選択】の項目を設定します。

メール送信に必要なSMTPサーバーやサーバーポート、SSLや証明書に関する選択肢を確定していきます。

組織内でメールサーバーを使っている場合には、情報システム部門から与えられた情報をもとに作成しましょう。

サーバー側でポートを拒否している場合はこのフローが正常に動作しない場合がありますので、ポート設定についても合わせて確認するとよいでしょう。

社内で独自のメールアカウントを保有せずGmailなどのサービスを利用している場合には、サービス提供元からこれら設定項目の情報が提供されているケースがあります。

例として、GoogleのGmailでは以下のページ内で設定項目が解説されています。
https://support.google.com/mail/answer/7104828

次に、ウィンドウを下にスクロールすると【全般】の項目があるのでここを設定していきます。

全般の設定

ここでは

  • 送信者をどのように表示させるか
  • 誰に対して(どのメールアドレスに対して)送信するか
  • CC・BCCの設定
  • 件名・本文に何を記載するか

が設定できます。

すべての項目の入力が完了したら、【保存】のボタンをクリックして内容を確定させます。

フローが追加された状態

【保存】をクリックすると詳細設定のウィンドウが閉じてフローの設定画面に戻りますが、ここで先程作成していたフローが追加されていることがわかります。

これで、フローの内容の登録は完了しました。

次のステップでは、実際に作成したフローを実行してみます。

Step3. 【フロー】を実行する

フローの実行

設定したフローを実行するには、フロー設定画面の上部にある実行ボタン【▷】をクリックします。

フロー実行中

実行中は、フロー設定画面の下部に【解析中】や【実行中】の表示となります。

エラーがない場合には特に何も表示されず完了します。

ここでエラーが表示された場合には、設定に何らかの問題があるため先程の【パラメーター】や【全般】設定を見直しましょう。

Step4. 実行結果を確認する

エラーが発生せずプロセスが完了した場合、メールが正常に送られたかどうかを確認します。

今回は件名を【Test01】送信者の名前を【Automate Test01】本文を【Test01】と設定して送信しました。

受信したメール

受信トレイを確認すると、設定どおりの内容でメールが送信されたことがわかります。

これで、メール送信のフローは正常に動作していることがわかりました。

メールの一括送信を自動化

メールの送信フローの作成方法がわかったところで、メールの一括送信の方法について記載します。

Step1. フローを作成する

メールの一括送信には【CC】や【BCC】を用いることが一般的です。

Power Automate Desktopでメールを一括送信する場合にも、これと同様の設定方法で一括送信が可能です。

先のメール送信フローのうち、【Step1】までは同様に作成します。

【Step2】において設定したフローの内容に若干の変更を加えることで、メールの一括送信が可能になります。

Step2. CCとBCCを設定して一括送信する

CCとBCCで一括送信

メール送信フローを作成した手順のStep2にある、フローの詳細設定の画面のうち、【全般】の設定画面です。

ここでは件名や本文などの他に、CCやBCCを設定する画面があります。

ここで複数の送信先を記入することができます。

なお、CCやBCCで複数の送信先を設定する場合には【;(セミコロン)】で送信先を記入していきます。

【例】abc@gmail.com;def@gmail.com;ghi@gmail.com;

このように設定することで、単一の送信先ではなく複数の送信先に一括でメールを送信することができます。

メール転送自動化

組織内で複数のメールアドレスを利用している場合などに、メインで利用しているメールアドレスに転送を行うという運用をしているケースがあります。

しかし、それをメール1通1通について個別に行うのは手間が多いためこれをPower Automate Desktopで自動処理してみましょう。

この処理を自動で行うには、以下のような手順をPower Automate Desktopで設定することになります。

  1. Outlookを起動する
  2. Outlookで新着メールを確認する
  3. メールがあった場合、指定のメールアドレスへ転送する
  4. Outlookを終了する

Step1. フローを作成する

メールの送信の場合と同様に、フローを作成します。

今回は手順が多いため、先に完成図を明らかにしておきましょう。

メール転送のフロー

最終的に、上記の画像のようなフローを完成図とします。

Step2. Outlookを起動してメッセージを取得する

Step2ではまず【Outlookを起動します】と【Outlookからメールメッセージを取得】までを実行します。

Outlookの起動

左側のメニュー一覧から【Outlook】【Outlookを起動します】を選択します。

インスタンスの設定

展開されたウィンドウでは、【%OutlookInstance%】と入力して【保存】をクリックします。

Outlookアカウントからメッセージを取得

次に、【Outlookアカウントからメール メッセージを取得】を選択します。

メッセージ取得のパラメータ設定

展開されたウィンドウでは、ひとまず【Outlookインスタンス】【アカウント】【メールフォルダー】【取得】が設定されていれば問題ありません。

  • 【Outlookインスタンス】:%OutlookInstance%
  • 【アカウント】:利用しているMicrosoft・Outlookアカウントのメールアドレス
  • 【メール フォルダー】:受信トレイ以下の任意のフォルダですが、今回は【受信トレイ】とします。
  • 【取得】:すべてのメール メッセージ

上記のとおり設定が完了したら、【保存】をクリックします。

Step3. For eachの設定と応答の設定

次に、【For each】という設定をします。

これは一般的には反復処理を行う場合などに利用するものですが、ひとまず今回の処理の中では【フローの中で新規メールを取得するための流れ】であると理解しておくとよいでしょう。

For eachの追加

画面左側にある【アクション】【ループ】の中にある【For each】を選択します。

For eachパラメータの設定

展開されたウィンドウでは、【%RetrievedEmails%】と入力し、保存します。

For each追加後

この時点では、このような表示になるはずです。

メッセージの応答

次に、メール メッセージ転送の設定をします。

【アクション】から【Outlook】【Outlookでメール メッセージに応答】を選択します。

展開されたウィンドウでは、以下のように設定します。

応答の全般設定

  • 【Outlook インスタンス】:%OutlookInstance%
  • 【アカウント】:利用しているOutlookアカウント(Step2で設定したものと同じ)
  • 【メール メッセージ】:%CurrentItem%
  • 【応答アクション】:転送
  • 【宛先】:転送先のメールアドレス

なお、【本文】には今回転送テストであることがわかりやすいようにメッセージを残しました。

これらの入力が終わったら、【保存】をクリックします。

そうすると、以下のような画面となっているはずです。

応答設定追加後

ここでもうひとつ操作をします。

現在、5のナンバーとなっている【Outlookメッセージに応答】の項目を3と4の間に移動します。

【Outlookメッセージに応答】の項目をドラッグ&ドロップで移動できます。

フロー順番入れ替え後

上記の順番となれば順番の入れ替えは完了です。

最後に、処理が終わったらOutlookを閉じる操作を設定します。

Outlookを閉じる

【アクション】の中から、【Outlookを閉じます】を選択します。

Outlookを閉じる インスタンスの設定

展開されたウィンドウでは【%OutlookInstance%】を記入し、保存します。

転送フロー完成

上記の画像のようになれば、フローの設定は完了です。

Step4. 実行結果を確認する

では、このフローを実行してみましょう。

転送元となるメールアドレスにあらかじめメールを1通送信しておきます。(画像例では、【abcdef@outlook.jp】)

実行した際のエラーの有無は、メール送信の際のフローと同様です。

実行ボタンを押下するとOutlookが起動し、メールチェックが終わったあとに閉じる様子が確認できるでしょう。

では、転送先の受信トレイを見てみましょう。

メール受信画面

上記の画像のように、転送されたメールが受信されていることがわかります。

なお、転送テストであることを示すために記入した【<転送されたメッセージです。>】という文言もしっかりと記入されていることがわかりました。

単にメールを送信するフローよりは手間がかかりますが、一度仕組みを構築すれば毎回メールを転送する手間がなくなるという点は自動化の大きな強みです。

メールの添付ファイルを自動追加

少し実践的な例をご紹介します。

最初に解説した【メール送信自動化】に、添付ファイルを付与する方法を解説します。

実際の業務での利用例としては、毎日定時にその日の業務報告をメール送信するなどの事例が考えられるでしょう。

このような処理も、Power Automate Desktopでは簡単に実現できます。

Step1. 添付ファイルの置き場所を決める

メール送信自動化で作成したフローに変更を加えて添付ファイルを自動で取得して添付し、それを送信するというフローにします。

Power Automate Desktopで設定できるのは【指定した場所にある指定した名前のファイルを添付する】という処理ですので、決まった場所に添付すべきファイルが置かれている必要があります。

今回の例ではCドライブ直下に【業務用】というフォルダを作成し、そこに【業務報告.txt】というファイルを用意しました。

このファイルを自動で添付して、指定した宛先に送信するようにフローを組み立てます。

Step2. 添付ファイルの場所をフローで指定する

フローの作成は、メール送信自動化で作成したフローと同様に行います。

添付 全般設定

SMTPサーバーやポートの設定などを終えたら、画面を下にスクロールして【全般】の設定画面へ移ります。

添付ファイルの設定

送信元から本文までの設定はメール送信自動化で解説した内容と同様でよいのですが、今回は一番下にある【添付ファイル】の項目を設定します。

添付ファイルの項目の右側にあるファイルのマークをクリックすると、ファイルを選択するウィンドウが現れます。

添付ファイル選択画面1

添付ファイル選択画面2

ここで先程作成した【業務用】というフォルダを選択し、その中にある【業務報告.txt】を選択します。

添付ファイル選択後

上記のように、【添付ファイル】の場所にファイルの場所が記載されれば設定は完了です。

他に入力漏れがないことを確認し、【保存】をクリックします。

Step3. 実行結果を確認する

では、このフローを実行してみましょう。

これまでと同様に実行ボタンを押下します。

フローの実行が完了したら、送信先として指定したメールアドレスの受信トレイを確認します。

添付ファイル受信画面

メール自動化の際にメールの送信ができることは確認していましたが、ここに添付ファイルがついて送られていることがわかります。

今回のようにテキストファイルに限らず毎日エクセルに業務報告を記載しているような場合には、すぐにでも活用が可能な自動化処理となるでしょう。

【Power Automate】【Power Automate Desktop】の違いとは?

今回は、Power Automate Desktopについてこれまで解説してきました。

しかし、似たようなソフトウェアに【Power Automate】というものもあります。

いずれもMicrosoft社の自動化処理用のソフトウェアですが、両者には違いがあります。

今回利用したPower Automate Desktopは、Power Automate Desktopというソフトウェア上でフローを作成して実行するものです。

そのため、どのような処理を行うのかをという構成は、比較的自由度が高いものとなります。

一方、Power AutomateはPower Automate Desktopのようにソフトウェアをインストールして利用するものではありません。

クラウド上、またはアプリ上からほかのアプリへの【コネクタ】を介した接続と自動化という点に特化しています。

考え方としては、スプレッドシートとGoogle Driveの接続やメールとカレンダーとの連携といったイメージが近いでしょう。

違いを詳しく知りたい方はこちらをご参考ください。

→【Power AutomateとPower Automateデスクトップの違いについて】記事へリンク設置

【Power Automate】メールの自動化まとめ

作業の自動化という概念や言葉はなんとなくイメージできても、自動化をするための作業が壁となっているケースはよくあります。

しかし、同じ処理を繰り返すという点において自動化ソフトウェアは間違いなく人間の手間を大幅に削減してくれます。

今回は日常業務の中でも利用シーンの多いメールに着目して、自動化処理の方法を解説しました。

Power Automate Desktopを利用しての自動化処理を行いたい方は、ぜひブックマークして繰り返し参照してみてください。

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